TOŻSAMOŚĆ I DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1. Naczelna Rada Lekarska Naczelnej Izby Lekarskiej, ul. Jana III Sobieskiego 110, 00-764 Warszawa,
   e-mail: sekretariat@nil.org.pl,
   telefon: +48 22 559 13 00

     2.Okręgowa Rada Lekarska Okręgowej Izby Lekarskiej w Szczecinie

Ul. Wieniawskiego 23, 71-131 Szczecin
e-mail: biuro@oil.szczecin.pl
telefon: +48  91 487 49 36 

działający jako współadministratorzy danych osobowych.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Funkcję Inspektora ochrony danych pełni:

1. W Naczelnej Izbie Lekarskiej – Agnieszka Witoszek, adres e-mail: iod@nil.org.pl
2. w Okręgowej Izbie Lekarskiej w Szczecinie  – Jan Kępiński  adres e-mail: iod@oil.szczecin.pl 

Inspektor ochrony danych jest odpowiedzialny za monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie art.6 ust.1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z:

1. art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1342 ze zm.);
2. art.52 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1342 ze zm.);
3. Uchwałą Nr 2 Nadzwyczajnego XVI Krajowego Zjazdu Lekarzy z dnia 17 maja 2024 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu wyborów;
4. Uchwałą Nr 39/24/IX Naczelnej Rady Lekarskiej z dnia 20 grudnia 2024 r.

Dane zgromadzone w systemie głosowania elektronicznego będą przetwarzane w celu:

1. prowadzenia rejestrów związanych z wyborami,
2. zarządzania składami rejonów wyborczych,
3. rejestracji kandydatów na delegatów,
4. wyznaczania składów komisji skrutacyjnych,
5. obsługi głosowań,
6. monitorowania przebiegu procesu wyborczego,
7. tworzenia i archiwizacji dokumentacji wyborczej.

KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

W systemie głosowania elektronicznego przetwarzane będą dane osobowe następujących Użytkowników:

1. Dane osobowe lekarzy i lekarzy dentystów, członków OIL Szczecin:

Imię i nazwisko, numer PWZ, PESEL, przynależność do danej okręgowej izby lekarskiej, przynależność do danego okręgu wyborczego,

       2.Dane osobowe mężów zaufania kandydata na delegata OIL:

Imię i nazwisko, numer PWZ, PESEL,

       3.Dane osobowe członków komisji skrutacyjnej OIL:

imię i nazwisko; właściwy OIL; numer PWZ; UUID z systemu elektronicznego głosowania (dostępna z poziomu przeglądu rejonu dla administratora OIL);

      4.Dane osobowe kandydata na Delegata:

nazwisko i imię kandydata oraz jego tytuł zawodowy; numer prawa wykonywania zawodu; numer mandatu kandydata - w odniesieniu do delegatów; wskazanie organu, stanowiska funkcyjnego lub innego stanowiska, do którego kandydat ma być wybrany;

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są:

1. Krajowa Komisja Wyborcza oraz Okręgowa Komisja Wyborcza – w celu organizacji i przeprowadzenia procesu wyborczego.
2. Podmioty zewnętrzne zapewniające obsługę informatyczną systemu wyborczego, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Przetwarzanie danych osobowych lekarzy oraz lekarzy dentystów w systemie wyborczym odbywa się przez okres ich przynależności do właściwej okręgowej izby lekarskiej. Przed każdymi wyborami baza danych systemu wyborczego jest czyszczona, a następnie dokonuje się eksportu aktualnych danych osobowych z Centralnego Rejestru Lekarzy i Lekarzy dentystów, które są uzupełniane o inne niezbędne informacje przez właściwą Okręgową Izbę Lekarską.

Dane osobowe pozostałych Użytkowników systemu głosowania elektronicznego przechowywane są w systemie przez okres nie dłuższy niż 5 lat od dnia ogłoszenia wyników wyborów.

Dane w systemach technicznych (np. logi) będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 5 lat od momentu ich utworzenia.

Dokumenty papierowe i elektroniczne związane z procedurą wyborczą i wygenerowane z systemu głosowania elektronicznego mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami o archiwizacji, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt danej okręgowej izby lekarskiej.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu:

- prawo dostępu do Pani/Pana danych;

-prawo żądania ich sprostowania;

- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

System głosowania elektronicznego jest zasilany danymi z  Centralnego Rejestru Lekarzy i Lekarzy Dentystów Rzeczypospolitej Polskiej.

Pani/Pana dane są również wprowadzane do systemu przez daną okręgową izbę lekarską oraz zespół wyborczy m.in. na podstawie składanych przez Panią/Pana wniosków co do sposobu lub miejsca głosowania.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH

Nie posiada Pani/Pan uprawnień lub obowiązków związanych z podaniem danych osobowych. Zgodnie z Uchwałą Nr 39/24/IX Naczelnej Rady Lekarskiej z dnia 20 grudnia 2024 r. dane osobowe są przekazywane do systemu głosowania elektronicznego z Centralnego Rejestru Lekarzy i Lekarzy Dentystów RP w celu przeprowadzenia procesu wyborczego, zgodnie z podanymi wyżej przepisami prawa.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.

DODATEK:
Zasadnicza treść uzgodnień pomiędzy współadministratorami danych (NIL-OIL), wynikająca z zawartego pomiędzy Stronami Porozumienia (umowy)

1. Każda ORL ma dostęp wyłącznie do danych osobowych dotyczących członków swojej Okręgowej Izby Lekarskiej i jest odpowiedzialna za ich przetwarzanie w zgodzie z niniejszą umową oraz przepisami prawa. Dane są przetwarzane wyłącznie na potrzeby organizacji i przeprowadzenia wyborów w okręgowych izbach lekarskich.
2. Naczelna Rada Lekarska zapewnia bieżącą obsługę prawną, organizacyjną i techniczną systemu wyborczego. 
3. Każdy Współadministrator odpowiada za działania i zaniechania osób, przy pomocy których będzie przetwarzał Dane Osobowe (w tym Podmiotów Przetwarzających), jak za działania lub zaniechania własne.
4. Każdy Współadministrator odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Administratora.
5. Każdy Współadministrator odpowiada za szkody spowodowane niezastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.
6. Współadministrator dopuszczający się naruszenia przepisów RODO lub innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego jest zobowiązany, w ramach swojej odpowiedzialności za przetwarzanie Danych Osobowych, do współpracy z pozostałymi Współadministratorami w razie postępowania przed organem nadzorczym lub sporu sądowego z podmiotem Danych Osobowych.
7. Współadministratorzy ustalają, że w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą, (w szczególności dotyczy to żądań i oświadczeń w zakresie prawa do informowania i przejrzystej komunikacji, dostępu do Danych Osobowych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych) właściwy będzie Współadministrator – Okręgowa Izba Lekarska do której przynależy dany Lekarz zgłaszający żądanie. W przypadku, gdy żądanie zostanie skierowane do niewłaściwego Współadministratora, to zostaje ono przekazane do właściwej OIL. Niezależnie od powyższego, Współadministratorzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby fizycznej, której dane dotyczą. W tym celu Współadministrator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować właściwego Współadministratora o każdym żądaniu osoby uprawnionej w ramach wykonywania przez tę osobę praw wynikających z RODO oraz udzielać drugiemu Współadministratorowi wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.
8. Współadministratorzy ustalają, że w zakresie wywiązywania się przez Współadministratorów z obowiązków w zakresie zarządzania naruszeniami ochrony Danych Osobowych oraz ich zgłaszania do organu nadzoru oraz osoby, której dane dotyczą, właściwy będzie Współadministrator, z którego działania bądź zaniechania to naruszenie wynikło. W przypadku, gdy naruszenie zostanie stwierdzone przez kwięcej niż 1 Współadministratora (np. gdy zostało zgłoszone kilku Współadministratorom), to właściwy do wykonania obowiązków określonych w art. 33 - 34 RODO będzie ten Współadministrator, z którego działania bądź zaniechania naruszenie wynikło. Niezależnie od powyższego, Współadministratorzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie spełniania obowiązków określonych w art. 33-34 RODO. W tym celu Współadministrator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować pozostałych Współadministratorów o każdym stwierdzonym naruszeniu ochrony Danych Osobowych w terminie nie dłuższym niż 48 godzin, podjętych w związku z naruszeniem krokach, treści zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu w związku z naruszeniem oraz udzielić drugiemu Współadministratorowi wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.
9. Dostęp do danych osobowych w ramach systemu głosowania elektronicznego jest ograniczony do uprawnionych i upoważnionych pracowników Współadministratorów.
10. Współadministratorzy mogą zlecać Podmiotom Przetwarzającym realizację określonych czynności w zakresie przetwarzania Danych Osobowych. Podmioty Przetwarzające mogą przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie w celu realizacji czynności, w odniesieniu, do których Dane Osobowe zostały przekazane Współadministratorom, i nie mogą przetwarzać Danych Osobowych w żadnych innych celach. W przypadku zlecenia czynności Podmiotowi Przetwarzającemu przez Współadministratora, Podmiot Przetwarzający będzie podlegać pisemnym zobowiązaniom w zakresie ochrony Danych Osobowych określonym w art. 28 RODO, zapewniając co najmniej taki sam poziom ochrony, jak określono w zawartym Porozumieniu.